従業員がソーシャル・ネットワーキング・サイトにアクセスすることを認める場合、心配な問題は数多くあります。このことは、最近開催されたセキュリティ業界のパネル・ディスカッションに参加した際のテーマでした。私はサンのオープン性の理念を共有し、ソーシャル・ネットワーキングを通じた接続を行っていましたが、私の隣の席は、従業員がアクセスすることを完全に認めない製造業のCSOでした。サンの環境は全く違ったものです。
しかし、ソーシャル・ネットワーキングや人々が接続、コラボレート、共有するということは全てずっと前から行われてきたことです。以前は、ニュースグループ、掲示板、チャットのような、別の名前のツールを使用していました。Facebook、MySpace、LinkedInのような手軽なサイトの登場は、単にそれらが発展したものです。
掲示板やニュースグループに企業秘密を投稿することは考えられないでしょう。同様に、従業員に、現在も同じ考え方で行動し、誰でもアクセスできるソーシャル・ネットワーキング・サイトで企業秘密、顧客データ、知的財産について投稿することがないように、自覚を促し、指導する必要があります。
これらのツールへのアクセスを禁止しても解決にはならないと、私は考えています。ネットワークを停止させたり、電気を止めたり、コンピュータを全部取り払ったりする以外に、アクセスを防ぐ方法はありません。現在は、携帯電話やPDAからのアクセスも可能で、従業員は創造力を駆使してこれらのツールを手に入れるでしょう。
さらに、サンのように大卒者や80年代以降に生まれた若者を採用している企業の場合、彼らはこれらのツールやサービスにアクセスしたいのです。情報技術の分野に関わり、競争力のある雇用者でいるためには、企業はそれらのツールを提供する必要があります。
そこで、私のアドバイスはこうです。これらのツールにアクセスすることを認める場合、正しい使用方法と誤った使用方法について、非常に明確な、文書化したガイドラインを設けましょう。サンには、従業員が十分に理解しているガイドラインとポリシーがあるため、これらのツールを企業の利益になるように最大限に使うことができます。ポリシーを自覚し、順守することは、各従業員の責務です。
ポリシーには、違反行為が発生した場合の措置(解雇、業績の管理、法的処置など)に関する情報も含まれています。私の個人的な考えとして、従業員がこれらのサイトにアクセスしないと思い込むことは非常に危険です。ポリシーや教育を理解した状態でいるわけではないからです。